Office / Workplace Experience Coordinator (m/w/d)

Arbeitsort: Hamburg

Startdatum: ab sofort

Über AlphaSights

Bei AlphaSights kommen ambitionierte Talente aus aller Welt zusammen, um mit führenden Investmentfonds, Strategieberatungen und Fortune-500-Unternehmen zusammenzuarbeiten. Gemeinsam helfen wir unseren Klienten, fundierte Entscheidungen zu treffen und Fortschritt voranzutreiben, indem wir sie mit branchenspezifischen Experten auf der ganzen Welt vernetzen.

Gegründet im Jahr 2008, ist unsere Entwicklung seitdem außergewöhnlich verlaufen. Mit über 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in neun Städten weltweit haben wir uns als Marktführer in unserer Branche etabliert und gehören zu den am schnellsten wachsenden Unternehmen der Welt. Unser hoher Qualitätsanspruch bedeutet, dass wir engagierte und leistungsbereite Hochschulabsolvent:innen suchen, die gemeinsam mit uns etwas bewegen wollen.

Deine Rolle

Als Office bzw. Workplace Experience Coordinator (m/w/d) bist du dafür zuständig, dass die täglichen Abläufe in unserem Büro reibungslos funktionieren, sodass sich alle im Büro wohlfühlen. Du bist Ansprechpartner*in für alle Kolleg*innen für jegliche Themen rund ums Office und Events - und deine Kolleg*innen wissen, dass sie sich bei Fragen an dich wenden und auf dich verlassen können.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Kommunikation und Korrespondenz im Büro: Annahme eingehender zentraler Anrufe, Verwaltung eingehender und ausgehender Post sowie Koordination von Kurieren und Bearbeitung von Paketen
• Beschaffung des gesamten Büromaterials, Tätigung von Zahlungen und Sicherstellung des Erhalts der bestellten Artikel
• Du bist der*die Ansprechpartner*in für Wartung, Cleaning, Post, Versand und Kuriere
• Die Planung und Koordination von internen Events und Teammeetings (z.B. Sommer- und Weihnachtsfeier, Willkommensfrühstück für die New Joiner, Learning Lunches, Monthly Updates etc.) übernimmst du
• Du pflegst gute Beziehungen zur Hausverwaltung und verantwortest die Koordination vom Reinigungsteam und von Reparaturen nach Bedarf und falls erforderlich auch in Zusammenarbeit mit unserem IT-Support
• Du hast ein Auge auf den Zustand unseres Mobiliars sowie der Sauberkeit im Büro, stellst Mängeln an Möbeln, Ausstattung oder Geräten fest und kümmerst dich gegebenenfalls um deren Behebung
• Du verwaltest den Lagerbestand an Büromaterialien, Verbrauchsmaterial für die Küche und stellst selbstständig sicher, dass du einen genauen Überblick über die Bestände für die wöchentlichen Bestellungen und die Kosten hast

Du bringst mit

• Ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Büromanagement, Hotelmanagement oder einem vergleichbaren kaufmännischen Schwerpunkt oder eine Fortbildung im Bereich Office Management
• Erste praktische Erfahrungen in administrativen Tätigkeiten oder durch beispielsweise Praktika oder Berufserfahrungen in der Office Administration, Hotellerie etc.
• Eine außergewöhnliche Gastfreundschaft und Professionalität gegenüber allen Geschäftspartner*innen, Mitarbeitenden und Besucher*innen
• Du bist proaktiv und arbeitest sowohl lösungsorientiert als auch detailgenau
• Du bist in der Lage, mehrere verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, arbeitest dabei selbstständig und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf
• Du verfügst über starke Kommunikationsfähigkeiten und bist in der Lage, nachhaltige und positive Beziehungen zu allen relevanten Stakeholdern aufzubauen
• Du verfügst über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Vergütung und Benefits

• Flache Hierarchien und einen transparenten Karriereweg in unserem Unternehmen
• Attraktives Gehalt
• Altersvorsorge von Signal Iduna
• 28 Urlaubstage (plus gesetzliche Feiertage)

Unser schnell wachsendes Büro mitten in der Hamburger Innenstadt hat ein besonderes Flair: mit rund 50 Mitarbeitenden haben wir noch eine Größe, in der sich jeder gegenseitig kennt und die Zusammenarbeit miteinander schätzt. Monatliche Teamevents, gratis Frühstück und Snacks, Firmentarife für Fitnessstudio, Zuschuss zum Deutschlandticket und Mittagessen, iPhone und MacBook Pro komplettieren unsere moderne, professionelle Arbeitsatmosphäre.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!